Įmonės pervežimų tvarka susideda iš keturių dalių: aiškių taisyklių, kas ir kada gali užsakyti kelionę, vieno ar kelių patikimų vežėjų, vieningos užsakymo formos ir tvarkingų dokumentų apskaitai. Kai bent vienos iš šių dalių trūksta, atsiranda dubliuoti užsakymai, praleisti pasitikimai ir čekiai, kurių niekas negali priskirti konkrečiam projektui. Žemiau — žingsnis po žingsnio, kaip tokią tvarką susidėlioti mažai ar vidutinei įmonei.
1 žingsnis. Įvertinkite, kiek ir kokių kelionių iš tikrųjų būna
Prieš rašant taisykles, verta pažiūrėti į praėjusių kelių mėnesių duomenis: kiek kartų darbuotojai važiavo į oro uostą, kiek svečių buvo pasitikta, kiek kartų važiuota į Vilnių ar kitus miestus. Dažnai paaiškėja, kad didžiąją dalį išlaidų sudaro keli pasikartojantys maršrutai. Būtent juos verta standartizuoti pirmiausia.
2 žingsnis. Nustatykite, kas gali užsakyti
Mažoje įmonėje užsakyti gali kiekvienas darbuotojas, tačiau augant komandai verta paskirti vieną ar du asmenis, kurie koordinuoja svečių pasitikimus ir grupines keliones. Kasdienes darbuotojų keliones galima palikti jiems patiems, nustačius aiškias ribas: kokiais atvejais kelionė kompensuojama, kokia automobilio klasė priimtina ir kokių dokumentų reikia.
3 žingsnis. Pasirinkite vežėjus
Daugeliui įmonių pakanka vieno pagrindinio vežėjo ir vieno atsarginio. Renkantis verta įvertinti kelis dalykus: ar vežėjas dirba visą parą, ar priima užsakymus iš anksto, ar vykdo ilgus ir tarptautinius maršrutus, kokie automobiliai naudojami ir ar išrašoma sąskaita. Svečių pasitikimui svarbus ir automobilio vaizdas — aukštesnės klasės automobilis yra pirmasis įspūdis, kurį jūsų partneris gauna dar prieš atvykdamas į biurą.
„Svarbiausia, kad su vežėju būtų lengva susisiekti ir pakeisti planus, — sako tarptautinės įmonės biuro administratorė, kuri koordinuoja svečių vizitus. — Skrydžiai vėluoja dažnai, todėl vertiname tuos, kurie patys stebi skrydžio laiką ir neatšaukia pasitikimo vos lėktuvui pavėlavus.“
4 žingsnis. Sukurkite vieningą užsakymo formą
Paprasčiausia forma gali būti bendrame dokumente ar užduočių valdymo įrankyje. Joje turėtų būti: data ir laikas, keleivio vardas ir telefono numeris, išvykimo ir atvykimo adresai, skrydžio ar traukinio numeris, bagažo kiekis, projektas ar padalinys, kuriam priskiriama kelionė. Turint tokią informaciją vienoje vietoje, užsakymą perduoti vežėjui užtrunka minutę, o vėliau išlaidas paskirstyti apskaitoje — dar mažiau.
5 žingsnis. Susitarkite dėl dokumentų
Buhalterijai svarbu, kad kiekviena kelionė turėtų pagrindžiantį dokumentą. Su pagrindiniu vežėju verta susitarti, kaip bus išrašomos sąskaitos — po kiekvienos kelionės ar suvestine už mėnesį — ir kokie duomenys jose bus nurodyti. Suvestinė sąskaita taupo laiką, tačiau tik tada, kai kelionės aiškiai susietos su užsakymo forma.
6 žingsnis. Numatykite nestandartines situacijas
Tvarka išbandoma ne įprastą antradienį, o tada, kai kas nors nutinka. Ką daryti, jei svečio skrydis atšaukiamas ir jis atvyksta kitą dieną kitu reisu? Kas sprendžia, jei darbuotojas vėluoja į traukinį ir reikia važiuoti tiesiai į Vilnių? Kas atsakingas už grupės pervežimą po vakarinio renginio, kai dalis žmonių nori išvykti anksčiau? Į šiuos klausimus atsakius iš anksto, nereikės improvizuoti paskutinę minutę.
7 žingsnis. Peržiūrėkite tvarką kas ketvirtį
Po kelių mėnesių verta pažiūrėti, ar tvarka veikia: ar išlaidos atitinka lūkesčius, ar nebuvo vėlavimų, ar darbuotojai ir svečiai patenkinti. Jei kuris nors maršrutas kartojasi dažnai, galbūt verta su vežėju susitarti dėl fiksuotos kainos. Jei dalis kelionių nuolat užsakoma paskutinę minutę, galbūt reikia pakeisti informacijos srautą įmonės viduje.
Dažniausios klaidos kuriant tvarką
Pirmoji — per sudėtingos taisyklės. Jei kelionei patvirtinti reikia trijų parašų, darbuotojai ims ieškoti būdų tvarką apeiti, o tai sugrąžins chaosą. Taisyklės turi būti tokios paprastos, kad jas būtų galima paaiškinti per minutę. Antroji — vienas vežėjas be atsarginio varianto. Net patikimiausias partneris kartais negali priimti užsakymo, todėl verta turėti kam paskambinti antru numeriu. Trečioji — užsakymo informacija, išsibarsčiusi el. laiškuose ir pokalbiuose. Kai paaiškėja, kad svečio skrydis vėluoja, niekas nežino, kur ieškoti vežėjo kontakto ir kas užsakė automobilį.
Ketvirtoji klaida — pamiršti svečius. Įmonės dažnai sutvarko darbuotojų keliones, tačiau svečių pasitikimas lieka atsitiktinis. Būtent svečias, kurio niekas nepasitiko oro uoste, geriausiai prisimena tokią patirtį, todėl jo kelionei verta skirti daugiausia dėmesio.
Kodėl tai atsiperka
Aiški pervežimų tvarka sutaupo daugiau nei pinigų. Ji sutaupo administratorių laiką, mažina klaidų skaičių ir padeda svečiams susidaryti gerą įspūdį apie įmonę dar prieš pirmąjį susitikimą. Ypač tai svarbu įmonėms, kurios dažnai priima užsienio partnerius ir siunčia darbuotojus į komandiruotes.
Jei jūsų įmonė dažnai priima svečius ar organizuoja keliones į oro uostus, verta pradėti nuo vieno patikimo partnerio — tokiam darbui dažnai pasitelkiamas premium taksi Kaune su galimybe užsisakyti iš anksto ir gauti sąskaitą įmonei. Nuo jo ir prasideda tvarka, kuri vėliau leidžia apie transportą tiesiog negalvoti. Kai pirmasis partneris patikrintas keliose kelionėse, prie sistemos galima pridėti ir kitus maršrutus.